Инструкция по организации планирования основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах и организации командирования

1. Общие положения
1.1. Планирование основных мероприятий – одна из функций управления, которая представляет собой совокупность действий по достижению целей за определенный период времени.
1.2. Планы основных мероприятий, разрабатываемые в структурных подразделениях Главного управления МЧС России по Камчатскому краю и структурных подразделениях МЧС России Камчатского края (далее – структурные подразделения), как итоговый результат планирующей деятельности, представляют собой программы, направленные на достижение стратегических целей, выполнение тактических задач и повышение результативности бюджетных расходов в планируемом периоде.
1.3. Планирование основных мероприятий осуществляется с использованием программно-целевого метода на основе федеральных и ведомственных целевых программ (далее – ФЦП, ВЦП), базирующихся на системе целей, задач и показателей деятельности, определенных в Докладах начальника ДВРЦ, начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на сборе по подведению итогов деятельности в 2010 году и постановке задач на 2011 год и Докладом Губернатора Камчатского края – председателя комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности Камчатского края о результатах и основных направлениях деятельности Камчатской территориальной подсистемы РСЧС с применением принципов планирования деятельности, ориентированных на результат.
2. Виды планов, разрабатываемых в структурных подразделениях
2.1. В Главном управлении МЧС Росси по Камчатскому краю, ФКУ «ЦУКС ГУ МЧС России по Камчатскому краю», Центре ГИМС МЧС России по Камчатскому краю, ФГКУ «СПСЧ ФПС по Камчатскому краю», ФГКУ «Отряд ФПС по Камчатскому краю», ФГБУ «ОТС ФПС по Камчатскому краю», ФГБУ СЭУ ФПС ИПЛ по  Камчатскому краю, управлениях, самостоятельных отделах, отделениях и группах Главного управления МЧС России по Камчатскому краю:
1. План основных мероприятий на год.
2. План основных мероприятий на месяц.
3. Планы основных мероприятий управлений, самостоятельных отделов, отделений и групп на год.
4. Планы основных мероприятий управлений, самостоятельных отделов, отделений и групп на месяц.
5. Личные планы работы сотрудников на месяц.
2.2. В отделах, отделениях и группах управлений Главного управления МЧС России по Камчатскому краю, ЦУКС МЧС России по Камчатском краю, Центре ГИМС МЧС России по Камчатскому краю, ФКУ «ЦУКС ГУ МЧС России по Камчатскому краю», Центре ГИМС МЧС России по Камчатскому краю, ФГКУ «СПСЧ ФПС по Камчатскому краю», ФГКУ «Отряд ФПС по Камчатскому краю», ФГБУ «ОТС ФПС по Камчатскому краю», ФГБУ СЭУ ФПС ИПЛ:
1. План основных мероприятий на месяц.
2. Личные планы работы сотрудников на месяц.
2.3. В отделах надзорной деятельности городских округов и муниципальных районов:
1. План проведения отделом надзорной деятельности мероприятий по надзору за выполнением требований пожарной безопасности, требований в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера на объектах, поднадзорных сотрудникам отдела надзорной деятельности на пять лет (приложение № 15).
2. План проведения отделом надзорной деятельности мероприятий по надзору за выполнением требований пожарной безопасности, требований в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера на объектах, поднадзорных сотрудникам отдела надзорной деятельности на год (приложение № 16).
3. План основных мероприятий отдела надзорной деятельности на год.
4. План основных мероприятий отдела надзорной деятельности на месяц.
5. Личный план-график осуществления государственного надзора на месяц (приложение № 17).
2.4. В инспекторских участках, патрульных группах, Петропавловск-Камчатском отделении (Центра ГИМС):
1. План основных мероприятий инспекторского отделения (патрульной группы, отделения) на год.
2. План основных мероприятий инспекторского отделения (патрульной группы, отделения) на месяц.
3. Личные планы работы сотрудников на месяц.
4. План – график патрулирований инспекторского отделения (патрульной группы, отделения) на месяц (приложение № 18).
5. План – график патрулирований инспекторского отделения (патрульной группы, отделения) на период (приложение № 19).
3. Основные требования, предъявляемые к планам
3.1. Планы мероприятий должны отвечать следующим основным требованиям: реальность, целеустремленность, конкретность.
3.1.1. Реальность планов обеспечивается всесторонним и глубоким анализом деятельности на соответствующем уровне; обоснованными расчетами; строгим учетом необходимых финансовых, материальных и людских ресурсов, а также времени, необходимого для подготовки и проведения планируемых мероприятий. Реальность планов в значительной степени зависит от того, насколько намеченные к осуществлению мероприятия согласованы между собой по целям, месту, времени, составу привлекаемых сил и по способу выполнения, а также с заинтересованными структурными подразделениями администраций городских округов, муниципальных районов, спасательных служб, организаций, предприятий и структурных подразделений (в том числе по линии финансового обеспечения – с довольствующими) и взаимодействующими федеральными органами исполнительной власти Камчатского края, Министерствами и ведомствами на территории Камчатского края.
3.1.2. Целеустремленность заключается в точном определении действий (мероприятий) по достижению целей и выполнению задач на основе показателей деятельности, умении выделить главные задачи, определить приоритетные мероприятия, на решение которых должны быть сосредоточены основные усилия в планируемом периоде.
Планы должны быть направлены на достижение стратегических целей и выполнение тактических задач, определяемых в Докладах начальника ДВРЦ, начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на сборе по подведению итогов деятельности в 2011 году и постановке задач на 2012 год и Докладом Губернатора Камчатского края – председателя комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности Камчатского края о результатах и основных направлениях деятельности Камчатской территориальной подсистемы РСЧС и обеспечены необходимым объемом финансовых, материально-технических и людских ресурсов.
3.1.3. Конкретность планов предполагает четкую формулировку мероприятий и однозначность толкования их содержания. Мероприятия должны предусматривать конкретные сроки выполнения (число, месяц) и исполнителей, а также необходимые объемы финансовых средств на их проведение в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств. В случаях, когда предусматривается длительный срок (более трех месяцев) исполнения мероприятия, указываются ежемесячные (ежеквартальные) сроки промежуточного выполнения мероприятия.
Кроме того, по каждому мероприятию должна быть определена ответственность конкретных должностных лиц за выполнение того или иного мероприятия.
3.2. При планировании мероприятий следует учитывать необходимость равномерного в течение планируемого периода распределения нагрузки на территории и объекты. С этой целью целесообразно вести ведомости учета проведенных и планируемых к проведению мероприятий (приложение № 1).
3.3. Головным исполнителем мероприятия является тот, кто указан первым. Головной исполнитель организует, координирует работу соисполнителей и готовит обобщенные итоговые документы о результатах выполнения планового мероприятия.
3.4. Утвержденные планы регистрируются в соответствии с требованиями руководящих документов по делопроизводству в структурных подразделениях. Второй экземпляр плана основных мероприятий для организации контроля их выполнения сдается в управление оперативного реагирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
3.5. Планы хранятся в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, с указанием сроков хранения.
Годовые планы основных мероприятий хранить в сформированных отдельных делах. Срок хранения определить:
- в управлениях, самостоятельных отделах, отделениях и группах Главного управления МЧС России по Камчатскому краю – 10 лет;
- в Главном управлении МЧС Росси по Камчатскому краю, ФКУ «ЦУКС ГУ МЧС России по Камчатскому краю», Центре ГИМС МЧС России по Камчатскому краю, ФГКУ «СПСЧ ФПС по Камчатскому краю», ФГКУ «Отряд ФПС по Камчатскому краю», ФГБУ «ОТС ФПС по Камчатскому краю», ФГБУ СЭУ ФПС ИПЛ – постоянно.
4. Организация планирования основных мероприятий
4.1. Разработка планов на всех уровнях ведется параллельным методом и осуществляется ответственными лицами структурных подразделений, на которых возложена функция планирования основных мероприятий.
4.2. Методическое руководство организации планирования основных мероприятий на территории Камчатского края осуществляется отделом оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
4.3. Работа по разработке планов основных мероприятий на всех уровнях включает в себя основные этапы: I этап – организационно-подготовительный, II этап – этап практической разработки планов, III этап – уточнение и согласование со всеми категориями руководителей предложений в планы с указанием действующих нормативных правовых актов, подтверждающих обоснованность планируемых мероприятий; IV этап – согласования и утверждения планов.
На I этапе (апрель-май) издается распорядительный документ по организации планирования основных мероприятий (распоряжение или приказ), которым определяются головные разработчики проекта плана, роль и место структурных подразделений и конкретных должностных лиц, а так же основные организационные вопросы по подготовке предложений в проект плана и срок представления проекта плана на утверждение. Кроме того, изучаются исходные данные, определяются мероприятия, в том числе направленные на достижение стратегических целей и выполнение тактических задач, определенных в Докладах начальника ДВРЦ, начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на сборе по подведению итогов деятельности в 2011 году и постановке задач на 2012 год и Докладом Губернатора Камчатского края – председателя комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности Камчатского края о результатах и основных направлениях деятельности Камчатской территориальной подсистемы РСЧС, также с учетом принятых ФЦП и ВЦП, проводятся расчеты финансовых затрат на выполнение мероприятий и на их основе формируются предложения в бюджетную заявку Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на планируемый год.
На II этапе (июнь-июль) определяется общий объем работ по разработке соответствующих разделов планов, производится расчет времени, необходимого для отработки и согласования каждого мероприятия.
На III этапе (август-сентябрь) осуществляется практическая разработка и оформление проекта плана, уточняются пункты плана и проведенные в ходе первого этапа расчеты финансовых затрат на выполнение планируемых мероприятий в рамках проектировок объемов лимитов бюджетных обязательств, а так же решения по отдельным вопросам. Осуществляется взаимодействие с заинтересованными структурными подразделениями (в первую очередь с довольствующими), органами управления и организациями, совместно с которыми планируется проведение мероприятий.
На IV этапе (октябрь-ноябрь) проект плана в установленном порядке проходит согласование, подписывается и представляется на утверждение соответствующему должностному лицу.
4.4. Работа по планированию основных мероприятий начинается с определения перечня мероприятий на планируемый период с учетом ФЦП и ВЦП, в которых планируется принимать участие. Одновременно с определением перечня мероприятий осуществляется их обоснование.
Перечень мероприятий с обоснованием оформляется в виде предложений в проект Плана основных мероприятий Главного управления МЧС России по Камчатскому краю и проект Плана основных мероприятий Камчатского края в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах (далее – предложения) (приложение № 2).
Предложения разрабатываются в текстовом виде с учетом структуры соответствующего плана основных мероприятий, с указанием по каждому мероприятию действующих нормативных правовых актов, предписывающих необходимость их проведения, а так же целей и задач, на достижение и выполнение которых они предназначены, и ожидаемого конечного результата. К предложениям прилагаются сметы расходов финансовых средств на обеспечение мероприятий плана основных мероприятий (далее – сметы) (приложение № 3).
Структурные подразделения представляют свои предложения с прилагаемыми сметами в отделение оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю, который анализирует их, обобщает и формирует предложения Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на год с прилагаемой сметой, которые в установленном порядке представляются в Дальневосточный региональный центр.
Кроме того, руководители структурных подразделений одновременно с предложениями Главного управления МЧС России по Камчатскому краю (и прилагаемой сметой) готовят и в установленном порядке направляют в соответствующие структурные подразделения ДВРЦ заявки на финансовое обеспечение мероприятий по своим направлениям деятельности.
4.5. В ходе реализации планов в целях своевременного финансового обеспечения мероприятий, а так же уточнения объемов необходимых на их реализацию финансовых средств, головными исполнителями в срок не позднее, чем за три недели до начала проведения мероприятия разрабатывается и утверждается в установленном порядке распорядительный документ с обязательным приложением сметы расходов.
5. Организация контроля выполнения планов основных мероприятий
5.1. Организация контроля выполнения планов основных мероприятий в структурных подразделениях возложена на отделение оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
5.2. Ежемесячно по итогам выполненных мероприятий структурными подразделениями оформляется отчетный документ (приложение № 4), который в установленном порядке представляется к последнему числу текущего месяца начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю или его первому заместителю. После получения на документе резолюции о признании мероприятий выполненными и подлежащими снятию с контроля, копия документа передается в отделение  оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю для учета и снятия с контроля. Оригинал документа хранится в структурном подразделении, готовившим документ.
5.3. Порядок хранения итоговых (отчетных) документов выполненных мероприятий в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с требованиями руководящих документов по делопроизводству.
5.4. В графе плана «Отметка о выполнении» указываются реквизиты отчетного документа с указанием номера дела и страницы, где он хранится.
5.5. При возникновении обстоятельств, связанных с невозможностью выполнить плановое мероприятие в установленный срок, необходимостью изменения места проведения мероприятия и т.п., головной исполнитель не позднее 5 дней до истечения срока выполнения мероприятия письменным мотивированным рапортом (докладной запиской) докладывает начальнику, утвердившему соответствующий план, необходимость внесения изменений в условия выполнения мероприятия для принятия соответствующего решения. Сведения об изменении условий выполнения мероприятия (с приложением копии рапорта или докладной записки с резолюцией начальника) головным исполнителем передаются в отделение оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
5.6. Сведения о выполнении плановых мероприятий отражаются в рапортах (донесениях) структурных подразделений о ходе выполнения планов основных мероприятий за месяц. В случае включения в рапорта (донесения) сведений об изменениях в планах, к рапортам (донесениям) прилагаются копии рапортов (докладных записок) с резолюциями соответствующих начальников.
5.6.1. В Главном управлении МЧС России по Камчатскому краю и структурных подразделениях МЧС России Камчатского края рапорта (донесения) о ходе выполнения в текущем месяце плана основных мероприятий готовятся структурными подразделениями в конце каждого месяца, подписываются руководителями структурных подразделений и представляются начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю к последнему числу текущего месяца. После получения на документе резолюции о признании мероприятий выполненными, он передается в отделение оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
5.6.2. В отделе оперативного планирования рапорта (донесения) о ходе выполнения плановых мероприятий формируются ежемесячно и к 23 числу текущего месяца представляется донесение в Дальневосточный региональный центр по форме «2 ПЛАН».
5.7. Анализ работы по выполнению планов основных мероприятий проводится в структурных подразделениях ежемесячно, ежеквартально и ежегодно, представляется соответствующему начальнику (руководителю) и в последующем доводится в части касающейся до подчиненных.
6. Структура оформления и порядок разработки планов основных
мероприятий структурного подразделения на год и месяц
6.1. План основных мероприятий структурного подразделения на год разрабатывается в целях достижения поставленных перед структурным подразделением на определенный период времени целей и задач путем комплексного, согласованного и сбалансированного выполнения мероприятий в планируемый период.
Срок окончания разработки Плана основных мероприятий – не позже 2-х недель после утверждения Плана основных мероприятий Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на год.
6.2. Основными исходными данными для разработки проекта Плана основных мероприятий на год являются: Комплексный план основных мероприятий МЧС России на год, решения коллегии МЧС России и военного совета войск гражданской обороны, программно-целевая структура МЧС России, ФЦП и ВЦП, План основных мероприятий регионального центра на год, План основных мероприятий Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на год; организационно-методические указания по подготовке органов управления, сил гражданской обороны и единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций на год, разрабатываемые МЧС России, региональным центром и Главным управлением МЧС России по Камчатскому краю; предложения органов управления и организаций, находящихся на территории Камчатского края.
6.3. Структура и оформление Плана основных мероприятий на год (приложение № 5).
6.4. Работа по формированию проекта Плана основных мероприятий на год организуется начальником структурного подразделения и осуществляется параллельно с разработкой проектов планов основных мероприятий Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
6.5. Основные требования по организации работы по планированию основных мероприятий на год изложены в п. 4.3, 4.4.
6.6. Непосредственно работа по планированию основных мероприятий осуществляется на основании приказа (распоряжения) начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю, в котором определяются непосредственные разработчики, место и роль структурных подразделений и конкретных должностных лиц, а также порядок и сроки подготовки предложений в проект плана основных мероприятий Главного управления МЧС России по Камчатскому краю, основные требования к их содержанию, другие организационные вопросы.
6.7. Основные требования к содержанию и оформлению предложений и смет по проекту плана основных мероприятий на год изложены в п. 4.4.
6.8. В ходе практической разработки плана основных мероприятий на год необходимо особое внимание обращать на обоснованность предлагаемых для включения в проект плана мероприятий, их финансовую обеспеченность, обеспеченность материальными и людскими ресурсами.
Названия мероприятий должны соответствовать требованиям действующих нормативных правовых и других руководящих документов, иметь конкретные сроки проведения (реализации) и исполнителей.
Расчеты финансовых затрат на планируемые мероприятия должны проводиться строго по существующим нормам, содержать объективные расчеты затрат, особенно на командировочные расходы.
6.8. Сформированный проект плана согласовывается (приложение № 6) с заместителями и начальниками управлений Главного управления МЧС России по Камчатскому краю, подписывается начальником структурного подразделения, осуществляющего планирование основных мероприятий, и представляется на утверждение начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
6.9. После утверждения план основных мероприятий на год в установленном порядке доводится до подчиненных. Смета хранится в установленном порядке в течение 2-х лет.
Копии плана и сметы направляются в Главное управление МЧС России по Камчатскому краю (отделение оперативного планирования).
6.10. После утверждения плана основных мероприятий на год все изменения и дополнения в него вносятся в установленном порядке.
При возникновении обстоятельств, не позволяющих выполнить плановое мероприятие в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее пяти дней до истечения срока проведения мероприятия письменным мотивированным рапортом (докладной запиской) докладывает начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю о невозможности проведения мероприятия в спланированные сроки. Перенос спланированного мероприятия проводится после наложения соответствующей резолюции начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
Внесение изменений в утвержденный план оформляется документально – аналогично указанному (приложение № 7) образцу.
6.11. План основных мероприятий структурного подразделения на месяц и личный план на месяц разрабатываются в целях необходимого уточнения (детализации), корректировки мероприятий плана основных мероприятий на год, а также внесения в него вызванных необходимостью изменений на основании решений начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
Срок разработки проектов месячных планов – не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому.
6.12. Структура проекта плана основных мероприятий структурного подразделения на месяц и основные требования к его оформлению (приложение № 8).
Структура проекта личного плана на месяц и основные требования к его оформлению (приложение № 9).
6.13. В ходе практической разработки планов на месяц определяются конкретные сроки исполнения (срок исполнения «в течение месяца» и т.п. не допускается) и места проведения мероприятий, осуществляется взаимодействие с территориальными органами, организациями и другими структурными подразделениями, совместно с которыми планируется проведение мероприятий.
6.14. Сформированные проекты планов на месяц подписывается начальником структурного подразделения, осуществляющего планирование основных мероприятий, и представляются на утверждение начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
6.15. Утвержденные планы на месяц в установленном порядке доводятся до подчиненных.
7. Организация командировок и оформление распорядительных
документов на командирование должностных лиц
7.1. Планирование командировок в Главном управлении МЧС России по Камчатскому краю и структурных подразделениях МЧС России Камчатского края осуществляется на основании Комплексного плана основных мероприятий МЧС России на год, планов основных мероприятий регионального центра и Главного управления МЧС России по Камчатскому краю на год, планов основных мероприятий территориальных и функциональных звеньев Камчатской территориальной подсистемы РСЧС на год и в порядке согласно приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3.
7.2. Решение о направлении в командировку оформляется приказом (распоряжением) начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
Запрещается направление в структурные подразделения иных распорядительных документов на проведение мероприятий и осуществление командировок, требующих финансовых затрат, без финансового обеспечения на их проведение.
7.3. Командировка в вышестоящую, в порядке подчиненности организацию, а также направление сотрудника нижестоящей организации в командировку, запланированную согласно плану вышестоящей организации, осуществляется на основании решения руководителя вышестоящей организации или его заместителя, которое оформляется в виде приказа (распоряжения) с обязательным приложением к нему сметы расходов на командирование (приложение № 10). На основании данного приказа (распоряжения) в нижестоящей организации оформляется приказ о командировании (п. 5.1.37. Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 1.12.2008 № 735 (далее – Инструкции по делопроизводству).
7.4. В Главном управлении МЧС России по Камчатскому краю и подразделениях МЧС России Камчатского края разработка проекта приказа о командировании возлагается на группу организации подготовки специалистов системы МЧС России управление кадров, воспитательной работы, профессиональной подготовки и психологического обеспечения Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
7.4.1. Ответственность за подготовку проекта приказа о командировании, его согласование с руководителями других заинтересованных структурных подразделений и должностными лицами, несет руководитель данного подразделения.
7.4.2. Приказы о командировании оформляются на бланках, образцы которых установлены Инструкцией по делопроизводству.
7.4.3. Оформление приказов о командировании осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 5.1.23 – 5.1.35 Инструкции по делопроизводству.
Визы должностных лиц располагаются на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа о командировании.
7.4.4. К приказу о командировании прилагаются сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлимой частью приказа о командировании и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект приказа.
7.4.5. В тексте приказа о командировании и в прилагаемой смете расходов должны быть указаны: должность, звание (если имеется), фамилия, имя и отчество командируемого сотрудника, место назначения, планируемая дата начала командирования, количество суток и цель командирования.
Кроме того, в смете указываются: направление расходов (суточные, проезд, проживание), раздел, подраздел, целевая статья, вид расходов, код классификации операции сектора государственного управления, расчеты, сумма, источник финансирования, наименование согласовывающего подразделения.
В последнем пункте приказа указывается документ, послуживший основанием для командирования.
В случае командирования 4-х и более лиц в тексте приказа и прилагаемой к нему смете пишется «в составе согласно прилагаемому списку» или «в составе согласно списку (приложение № …)» должности, звания (если имеются), а также фамилии, имена и отчества командируемых сотрудников указываются в прилагаемом к приказу списке.
7.4.6. Проект приказа о командировании согласовывается и визируется:
- руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;
- заместителем начальника Главного управления (по финансово-экономической работе) – главным бухгалтером;
- руководителем структурного подразделения, осуществляющего планирование основных мероприятий (начальником отдела оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю);
- руководителем кадрового органа (управление кадров, воспитательной работы, профессиональной подготовки и психологического обеспечения Главного управления МЧС России по Камчатскому краю).
7.4.7. Регистрация приказов о командировании осуществляется в группе организации подготовки специалистов системы МЧС России управление кадров, воспитательной работы, профессиональной подготовки и психологического обеспечения Главного управлении МЧС России по Камчатскому краю и производится в день подписания документа. Приказам присваиваются порядковые номера (с буквенным индексом) в пределах календарного года.
Приказы о командировании регистрируются отдельно от других распорядительных документов.
7.4.8. Копии приказов о командировании в обязательном порядке доводятся до руководителей структурных подразделений, от которых назначены командируемые сотрудники, заместителя начальника Главного управления (по финансово-экономической работе) – главного бухгалтера, начальника управления кадров, воспитательной работы, профессиональной подготовки и психологического обеспечения Главного управлении МЧС России по Камчатскому краю и начальника отдела оперативного планирования Главного управлении МЧС России по Камчатскому краю.
7.5. Финансирование командировочных расходов производится в строгом соответствии с утвержденными планами и сметами в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств на соответствующий год.
7.5.1. При необходимости обеспечения финансирования внеплановых командировок и увеличение объема финансирования запланированных командировок осуществляется перераспределение средств, выделенных на командировочные расходы в рамках плана основных мероприятий. Для этого головным исполнителем мероприятия оформляется мотивированный рапорт (докладная записка) с предложениями о перераспределении финансовых средств (приложение № 11), который представляется начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю. Письмо предварительно согласовывается с начальником отдела оперативного планирования Главного управления МЧС России по Камчатскому краю.
7.5.2. В случае необходимости обеспечения финансирования командировок, на которые в плане основных мероприятий не предусмотрены финансовые средства, в эти планы в установленном порядке вносятся изменения в ранее запланированные расходы. Приказ о внесении изменений в план основных мероприятий в части финансовых средств оформляется аналогично образцу, указанному в п. 6.10.
7.5.3. При планировании командировок и их осуществлении следует обращать внимание на необходимость соблюдения требований приказа МЧС России от 10.01.2008 № 3 в части продолжительности командировок, условий и порядка выплаты суточных и оплаты расходов по найму жилого помещения и проезда (пункты 14 – 24; 37 – 52 приложения). Бронирование жилых помещений для проживания в служебных командировках организовать по лояльным (приемлемым для выделенных лимитов) ценам.
Нормы расходов за проживание и проезд, связанных с командировками, в исключительных случаях могут быть увеличены в пределах выделенных на командировочные расходы ассигнований с разрешения начальника Главного управления МЧС России по Камчатскому краю. Для этого на его имя в установленном порядке оформляется мотивированный рапорт (докладная записка) с приложением необходимых обосновывающих документов. Образец написания рапорта (докладной записки) – (приложение № 12).
7.6. По выполнении мероприятия, ответственное должностное лицо, составляет отчет о проделанной работе (приложение № 13) и авансовый отчет (приложение № 14), исходя из фактических расходов денежных средств. Авансовый отчет согласовывается с заместителем начальника Главного управления (по финансово-экономической работе) – главным бухгалтером и начальником отдела оперативного планирования, который ими визируется.
Обобщённый итоговый документ докладывается начальнику Главного управления МЧС России по Камчатскому краю, после получения соответствующей резолюции на документе, он сдается в отдел централизованных расчетов, бухгалтерского учета и отчетности. Реквизиты итогового документа (отчетного документа) с указанием номера дела, где они хранятся, указываются в графе Плана основных мероприятий «Отметка о выполнении» лицом, ответственным за проведение этого мероприятия, в недельный срок.
7.7. Администрирование командировочных расходов возлагается на подразделения, осуществляющие планирование основных мероприятий на соответствующих уровнях.
7.8. Право на администрирование командировочных расходов закрепляется юридически в Положении об управлении (отделе) и в функциональных обязанностях должностных лиц управления (отдела): должностное лицо – администрирование командировочных расходов, начальник отдела – организация администрирования командировочных расходов, начальник управления – контроль организации администрирования командировочных расходов.
С этой целью в управлениях (отделах) ведутся: ведомости структурных подразделений (приложение № 20), на основании данных которых заполняется сводная ведомость контроля поступления и расходования командировочных средств за текущий год (приложение № 21).
В случае необходимости распределения денежных средств (дофинансирование, дополнительные поступления для участия в мероприятиях вышестоящих организаций), а также перераспределения денежных средств между подчиненными подразделениями оформляется ведомость распределения (перераспределения) (приложение № 22).
Ответственность за оформление и порядок учета вышеуказанных ведомостей возлагается на руководителя структурного подразделения, отвечающего за планирование основных мероприятий.